ИС “Корпоративная сотовая связь”

Многие организации выдают своим сотрудникам служебные SIM-карты (а иногда и служебные сотовые телефоны) и оплачивают расходы на сотовую связь. При этом, как правило, оплачиваются не все расходы, а только какая-то их часть. Все что свыше установленного лимита – оплачивается самим сотрудником. Данная программа (информационная система) предназначена для учета счетов сотрудников организации на сотовую связь и контроля за своевременностью их оплаты; как в пределах лимита, оплачиваемого организацией, так и самими сотрудниками. Впрочем, программа может успешно использоваться и в случае, когда организация оплачивает расходы сотрудников на связь полностью. Либо вообще ничего не оплачивает, но SIM-карты принадлежат организации и необходимо контролировать своевременную оплату счетов.

В качестве хранилища использован файл формата Microsoft Access 2007. При этом для работы программы не требуется, чтобы программа Microsoft Access была установлена на компьютере. Всю “работу” по общению базы данных и программы-“оболочки” берет на себя встроенный в Windows механизм Microsoft Jet OLE DB (он имеется начиная с Windows XP), ничего дополнительно устанавливать на компьютер не потребуется. При размещении файла – хранилища на общедоступном сетевом ресурсе возможна одновременная работа с базой данных нескольких пользователей одновременно.

Так как в базе данных хранятся персональные данные сотрудников, доступ к данным ограничен. Сам файл Microsoft Access защищен паролем, “ручной” доступ в этот файл не требуется. Доступ в программу также осуществляется по логину и паролю. Сразу после скачивания и установки в программе всего один пользователь – “admin”, пароль которого – “11111111” (восемь маленьких латинских единиц, без кавычек). После запуска программы Вы должны изменить пароль по умолчанию, а также можете завести в систему столько пользователей, сколько пожелаете.

---

Установка и обновление программы

Скачайте установочный архив.

Внутри будет установочный файл. Инсталлятор упакован архиватором, чтобы браузеры при его скачивании не ругались на “потенциально опасный тип файла”. Можно запустить его прямо из архива – windows умеет нормально работать с zip-архивами.

На сайте в публичном доступе выложена демонстрационная версия, с помощью которой Вы можете ознакомится с программой и проверить ее функционирование. В данной модификации Вы не сможете внести более 10 записей в любую из таблиц, чего вполне достаточно для демонстрационных целей. Полнофункциональная версия распространяется только на платной основе, форма и условия оплаты расположены в конце данной статьи.

В процессе работы программа – установщик попросит выбрать папку для установки. Не устанавливайте эту программу в “C:\Program Files\…”, если у Вас Windows 7 и выше – программа сохраняет некоторые данные в каталог установки, а Windows 7 “запрещает” это делать – поэтому если установить ее в “C:\Program Files\…” будут постоянные проблемы и ошибки. Лучше использовать более простой путь на любом свободном диске:

Далее предлагается выбрать тип установки. Если Вы скачали и устанавливаете программу в первый раз, смело выбирайте “Полная установка”, так как без базы данных (хранилища) программа работать не будет.

Если же Вы уже скачивали программу с этого сайта ранее, и уже занесли в нее какие-либо данные, а теперь просто хотите установить более новую версию, то режим “Полная установка” выбирать нельзя! Так как при полной установке программа – установщик перезапишет файл хранилища и все Ваши данные будут потеряны. В этом случае необходимо выбирать режим “Без базы данных (обновление)”. Этот же режим следует использовать, если файл – хранилище расположен на сетевом ресурсе.

---

Установка базы данных на сетевой ресурс для совместного доступа к данным

В этом случае Вы вначале устанавливаете программу на сервер в “полной версии” (потом файлы программы с сервера можно удалить, оставив только MDB-файл, если они не нужны). Затем, на всех остальных компьютерах устанавливаете программу в режиме “Без базы данных (сетевая БД)”. Но это еще не все. “Клиентские” программы после установки “не знают” где расположено хранилище данных. Для этого необходимо отредактировать файл rCorpCellular.cfg и указать в нем путь к файлу хранилища. Отрываем файл обычным “блокнотом” или любой программой для редактирования простых текстовых файлов.

В этом файле необходимо изменить путь к файлу хранилища в строчке Data_Source=… на тот, где будет расположена база данных (например как на рисунке ниже).

Сохраняем измененный файл и пробуем запустить программу. Если путь был указан правильно, программа успешно запустится. Ограничение по количеству одновременных подключений при совместном доступе накладывается только форматом Microsoft Access. В моем случае программа стабильно работала при одновременном подключении для 7-10 пользователей.

---

Резервное копирование данных

В любой программе может возникнуть сбой. И по любой причине. Например может выйти из строя диск или можно “накосячить” и удалить ценные данные. В данную систему встроена возможность автоматического создания резервных копий данных, чтобы при сбое можно было легко восстановить потерянные данные из последней резервной копии. Для настройки этой возможности необходимо воспользоваться меню “Файл” – “Настройка соединения с БД”

Затем откройте вкладку “Резервное копирование” и укажите количество и интервал создания резервных копий.

Я настоятельно рекомендую создавать копии на физическом диске, отличном от того, на котором установлена база данных, чтобы при выходе диска из строя не потерять данных.

Резервное копирование производится автоматически при запуске программы через указанный выше интервал в часах. Устаревшие копии стираются. Так же можно создавать резервные копии данных и вручную, например перед внесением каких-либо изменений.

---

Вход в программу и добавление пользователей

После завершения работы установщик предложить запустить программу. При первом запуске входим в программу под пользователем “admin” с паролем “11111111”

Сразу после успешного входа программа потребует сменить пароль “по умолчанию” на что-то другое. Отказаться в данном случае нельзя в целях безопасности Ваших же данных.

Чтобы добавить новых пользователей, необходимо открыть меню “Справочники” – “Пользователи”.

Программа позволяет добавлять пользователей трех ролей:

• Администратор имеет доступ ко всем данным, включая список пользователей
• Пользователь имеет доступ ко всем данным, кроме списка пользователей
• Только просмотр может только просматривать данные, не имея прав на их изменение. Это позволяет некоторым “ответственным” сотрудникам просматривать данные по счетам своих подчиненных, но они не могут внести никаких изменений.

---

Справочники

Справочники – это “служебные” таблицы для хранения данных, которые потом подставляются по коду в другие таблицы. В нашей программе всего четыре справочника:

1. Метки – здесь можно настроить цветные маркеры для отметки абонентов, например “Злостный неплательщик” и т.д.
2. Операторы – здесь хранится список операторов связи, с которыми мы работаем. Например “МТС“, “Мегафон” и т.д.
3. Типы номеров – здесь можно настроить типы номеров, например “Голос“, “Передача данных“, “Заблокирован” и т.д.
4. Виды оплаты – здесь настраивается список способов оплаты и комиссии за перевод денежных средств.

Все справочники однотипные, поэтому здесь будет рассмотрен только один из них. Здесь можно создавать, изменять и удалять записи. Для редактирования записи щелкните на ней дважды или нажмите кнопку “Свойства”:

Для оператора связи кроме названия нужно задать маску ввода номера в “кратком” и “полном” формате, для меток – цвета и т.д.

---

Список сотрудников

Список сотрудников – это основное рабочее окно программы. Для доступа к списку сотрудников и их номеров используйте команду “Управление” – “Сотрудники”

В левой части окна располагается “дерево” подразделений организации, справа – список сотрудников.

Вы можете создать структуру отделов организации любой сложности – от “линейной” до “сверхзапутанной”. Ограничение одно – один и тот же человек не может быть включен сразу в два подразделения.

В списке сотрудников кроме ФИО можно увидеть:

• личный баланс (то есть оплачиваемый самим работником; та часть, которую оплачивает организация, здесь не учитывается),
• дату и общую сумму последних счетов (по всем номерам; сверх лимита, оплачиваемого организацией),
• дату и общую сумму последних платежей (сверх лимита, оплачиваемого организацией),
• общее количество номеров, зарегистрированных за данным работником.

Записи с положительным балансом “подсвечены” зеленым фоном, с отрицательным – красным, при этом баланс до “минус 99 копеек” считается как оплаченный. На примере также показано применение “меток” (или “маркеров”, “закладок”, называйте как хотите).

Состав отображаемых в таблице полей можно изменить по своему вкусу, для этого необходимо воспользоваться меню “Данные” – “Настройка столбцов”. Можно даже настроить несколько представлений с разными столбцами и переключаться между ними. Направление сортировки данных в таблице так же изменяется через то же меню “Данные”.

При перемещении указателя по “дереву” список сотрудников автоматически “фильтруется”. Для других режимов фильтрации данных можно воспользоваться строкой быстрого фильтра по всем полям над таблицей, либо более тонкими фильтрами через меню “Данные”:

В примере ниже включаем фильтр по полю “Метка”:

Можно использовать любую комбинацию полей и значений для фильтрации данных.

При редактировании записи открывается форма со следующими вкладками:

На вкладке “Свойства” указываются данные сотрудника, а также список номеров, которые были ему выданы (или зарегистрированы за ним). Для того, чтобы не показывать сотрудника в списке (например он уволен), переключите его “статус”. Удалить сотрудника, если по нему есть данные в других таблицах, не получится, но можно его скрыть. Поле “электронная почта” предусмотрено на будущее, для автоматической рассылки уведомлений о счетах, пока не используется. Поля, выделенные жирным шрифтом, подлежат обязательному заполнению.

Лимит оплаты за счет организации указывается только для отдельных номеров. То есть на некоторые номера можно установить лимит, а некоторые нет. При этом лимит при оплате счетов не может переходить от одного номера к другому. Если нужно оплачивать счета сотрудника за связь полностью за счет организации, поставьте ему достаточно большой лимит на все номера. Номера, зарегистрированные за сотрудником, можно сгруппировать для удобства.

 

На вкладке “Счета” показаны счета для всех номеров сотрудника за последний месяц (по умолчанию, но вы можете изменить это с помощью кнопки “Фильтр”). Можно вводить данные о счетах здесь, но это не очень удобно, для этого предусмотрена отдельная форма.

 

На вкладке “Платежи” показаны платежи сотрудника сверх оплачиваемого лимита за последний месяц (по умолчанию, но вы можете изменить это с помощью кнопки “Фильтр”). Можно вводить данные о платежах сотрудников здесь, но это не очень удобно, для этого предусмотрена отдельная форма.

 

На вкладке “Аудит” отображаются данные о том, кто последним редактировал данную запись. Это может пригодится для выяснения “кто виноват и что делать”, то есть современным языком “кто накосячил и кому дать в репу”.

---

Генерация и печать отчетных форм

Для рассылки сотрудникам информации о счетах предусмотрено несколько печатных отчетных форм. Кроме того, Вы можете создавать любые отчеты самостоятельно с помощью встроенного генератора отчетов. Для входа в генератор отчетов выберите меню “Отчеты” – “Настраиваемые отчеты”:

В окне списка отчетов выберите необходимый отчет и нажмите кнопку “Печать”

В итоге получаем примерно такой лист:

Его можно отправить на принтер, сохранить в файл в различных форматах (лично я предпочитаю PDF) и отправить по электронной почте.

Печатные формы отчетов можно изменить под свои нужды с помощью кнопки “Дизайнер” в меню выбора отчета. Вы так же можете создавать свои новые отчеты или на основе уже имеющихся в программе, видоизменяя их.

---

Счета

Для ввода счетов по номерам выберите меню “Управление” – “Счета”:

В левой части окна расположен список операторов для более удобной быстрой фильтрации списка счетов. Если Вы используете сим-карты только одного оператора, то эту панель можно закрыть. В правой части, как и в окне “Сотрудники”, расположена таблица с перечнем всех счетов по всем зарегистрированным в базе данных номерам.

Для добавления нового счета выберите команду “Создать запись”, укажите номер телефона (его можно вводить цифрами без дефисов) и укажите сумму. Некоторые операторы предоставляют данные со скидкой и без скидки, поэтому предусмотрена и такая возможность. Но если у Вас есть данные только по конечной сумме счета, то указываем сумму скидки, равную 0,00. Программа автоматически рассчитывает сумму оплаты в пределах лимита и сумму оплаты самим сотрудником.

Обратите внимание – для корректного расчета лимита за каждый расчетный период (месяц) по каждому из номеров должна быть только одна запись, иначе лимит будет рассчитан по каждой такой записи. Например иногда операторы связи предоставляют данные отдельно по голосовой связи, отдельно – SMS и передача данных. Если Вы используете оплату части расходов за счет организации, то все эти услуги перед внесением в программу следует просуммировать. Если же все расходы оплачиваются сотрудниками, или все расходы оплачивает организация полностью, то можно вводить их в базу данных и как отдельные записи.

---

Импорт счетов из csv-файла

Вводить сотню – другую счетов в базу данных вручную каждый месяц – занятие неблагодарное. Как правило, все операторы связи предоставляют список счетов за использованные услуги в виде списка. Эти списки и можно загружать в программу автоматически. Но для этого необходимо подготовить список к определенному формату, например с помощью Microsoft Excel.

Программа может загружать файлы текстового формата CSV, разделитель полей – точка с запятой, кодировка – ANSI (windows- 1251), разделитель целой и дробной части числа – либо точка, либо запятая (без разницы).

Можно использовать несколько вариантов файлов:

Вариант 1: номер;сумма

Файл будет выглядеть примерно так:

9990000123;788.55
9990000124;125.99
9990000125;1547
...

В этом случае размер скидки, равный 0, программа установит самостоятельно. Номер должен быть либо в кратком формате, либо в полном, но в том виде, как он хранится в базе данных – лишних и недостающих символов (например +7) быть не должно.

Вариант 2: номер;сумма без скидки;сумма скидки;сумма со скидкой

Файл будет выглядеть примерно так:

9990000123;788.55;10.00;778.55
9990000124;125.99;25.00;100.99
9990000125;1547;100;1447.00
...

В третьем столбце CSV файла должна быть именно сумма, а не процент скидки. Процент скидки программа рассчитает самостоятельно. Номер должен быть либо в кратком формате, либо в полном, но в том виде, как он хранится в базе данных – лишних и недостающих символов (например +7) быть не должно.

Вариант 3: номер;сумма без скидки;процент скидки;сумма скидки;сумма со скидкой

Файл будет выглядеть примерно так:

9990000123;788.55;1.27;10.00;778.55
9990000124;125.99;19.82;25.00;100.99
9990000125;1547;6.46;100;1447
...

В этом случае данные просто загружаются, ничего не рассчитывается. Номер должен быть либо в кратком формате, либо в полном, но в том виде, как он хранится в базе данных – лишних и недостающих символов (например +7) быть не должно.

Загрузка данных из файлов производится с помощью меню “Операции” – “Импорт из CSV-файла” в окне “Счета”:

В открывшемся окне необходимо указать файл, из которого будут загружаться данные и нажать “Импорт”.

Если какая-то часть счетов не будет загружена из файла из-за ошибок (например не зарегистрирован номер в базе данных), то эти счета будут сохранены в отдельный файл errors, который можно загрузить позднее, после добавления номеров в базу данных.

---

Платежи сотрудников

Для контроля оплаты счетов сотрудниками используйте меню “Управление” – “Платежи сотрудников”:

Все предельно просто: находим в “дереве” нужного сотрудника, выбираем команду “Создать запись”, вводим сумму и сохраняем. Программа автоматически предлагает к вводу сумму задолженности по выбранному сотруднику, но ее можно изменить.

Если у Вас имеется номер платежного документа (чека и т.д.), то можно сохранить и его, но можно оставить это поле пустым. Сотрудник может оплачивать счета одной суммой или частями. Можно оплачивать счета с переплатой, программа автоматически учтет это при следующем платеже.

---

Платежи организации

Для контроля за оплатой счетов организаций предусмотрено следующее окно:

Здесь точно также вводим данные о платежах, но уже не по сотрудникам, а по операторам связи.

---

Баланс операторов

Для контроля за полнотой оплаты счетов предназначено окно “Баланс операторов”:

Здесь за каждый день (в котором есть хотя бы одна любая операция – счет(а) или платеж(и)) представлены итоговые суммы счетов и платежей:

Отдельно учитываются оплата по лимиту и сотрудниками, а также общий баланс по оператору. Если Вы работаете только с одним оператором связи, то панель операторов (слева) можно закрыть.

---

Скачать программу

 

В демонстрационной версии предусмотрено ограничение на ввод не более 10 записей в любую из таблиц. Вы можете скачать демо-версию и оценить ее функциональность самостоятельно. Если программа Вам понравилась, обращайтесь к автору программу за приобретением полной версии по адресу kotyara12@yandex.ru.